Depuis l’entrée en vigueur du Règlement général sur la protection des données (RGPD) en mai 2018, les entreprises et les organisations sont confrontées à de nouvelles obligations en matière de traitement et de protection des données personnelles. Cet article vous présente les principales dispositions du RGPD et vous explique comment vous mettre en conformité avec ce nouveau cadre juridique.
Les principes fondamentaux du RGPD
Le RGPD a pour objectif de renforcer la protection des données personnelles des citoyens européens, notamment en leur donnant davantage de contrôle sur leurs informations. Pour cela, il repose sur plusieurs principes fondamentaux :
- La licéité, la loyauté et la transparence : le traitement des données doit être effectué légalement, honnêtement et de manière transparente vis-à-vis de la personne concernée.
- La limitation des finalités : les données doivent être collectées pour des finalités déterminées, explicites et légitimes, et ne pas être traitées ultérieurement de manière incompatible avec ces finalités.
- L’exactitude : les données doivent être exactes et, si nécessaire, tenues à jour.
- L’intégrité et la confidentialité : les données doivent être protégées contre l’accès non autorisé, la divulgation, la modification ou la destruction accidentelle ou illégale.
Les nouvelles obligations des entreprises et des organisations
Le RGPD impose aux entreprises et aux organisations de nouvelles obligations en matière de traitement et de protection des données personnelles. Parmi ces obligations, on peut notamment citer :
- L’obligation d’informer : les personnes concernées doivent être informées de manière claire et compréhensible sur le traitement de leurs données, notamment sur l’identité du responsable du traitement, la finalité du traitement, les destinataires des données, la durée de conservation des données, etc.
- Le consentement préalable : le traitement des données ne peut être effectué que si la personne concernée a donné son consentement préalable, libre, éclairé et spécifique à chaque finalité du traitement. Le consentement doit être facilement révocable à tout moment.
- Le droit d’accès, de rectification et d’effacement : les personnes concernées ont le droit d’accéder à leurs données personnelles, de les rectifier en cas d’inexactitude et de les faire effacer dans certains cas (par exemple si elles ne sont plus nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles ont été collectées).
- La portabilité des données : les personnes concernées ont le droit de récupérer leurs données dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, et de les transmettre à un autre responsable du traitement sans entrave.
L’importance du respect du RGPD pour votre entreprise ou votre organisation
Le respect du RGPD est essentiel pour garantir la confiance de vos clients, partenaires et employés. En effet, une entreprise ou une organisation qui traite les données personnelles de manière transparente et sécurisée est perçue comme plus responsable et digne de confiance.
De plus, le non-respect du RGPD peut entraîner des sanctions financières importantes. Les autorités de contrôle peuvent en effet infliger des amendes pouvant aller jusqu’à 20 millions d’euros ou 4% du chiffre d’affaires annuel mondial total, selon le montant le plus élevé.
Comment se mettre en conformité avec le RGPD ?
Pour vous mettre en conformité avec le RGPD, voici quelques conseils :
- Réalisez un audit de vos traitements de données : identifiez les données personnelles que vous traitez, les finalités pour lesquelles elles sont traitées, la méthode de collecte des données et les mesures de sécurité mises en place pour protéger ces données.
- Désignez un délégué à la protection des données (DPO) : cette personne sera chargée de veiller au respect du RGPD au sein de votre entreprise ou organisation. Elle devra également être en mesure de fournir des conseils sur la gestion des risques liés aux traitements de données et sur la mise en œuvre des mesures nécessaires pour garantir leur conformité.
- Mettez en place une politique interne de protection des données : cette politique doit décrire les processus internes à suivre pour garantir la conformité avec le RGPD (par exemple, comment obtenir le consentement préalable des personnes concernées, comment répondre aux demandes d’accès, de rectification ou d’effacement des données, etc.).
- Formez vos collaborateurs : assurez-vous que vos employés sont informés des règles à respecter en matière de protection des données personnelles et qu’ils sont formés aux bonnes pratiques à adopter pour traiter les données en conformité avec le RGPD.
- Revoyez vos contrats avec vos sous-traitants : vérifiez que vos sous-traitants qui traitent des données personnelles pour votre compte respectent eux aussi les obligations du RGPD et mettez en place des clauses contractuelles adéquates pour vous protéger en cas de non-conformité de leur part.
En suivant ces conseils, vous pourrez mettre en place une démarche de conformité au RGPD efficace et pérenne, garantissant ainsi la protection des données personnelles que vous traitez et la confiance de vos clients, partenaires et employés.